1.目的
確保公司原料采購符合《負(fù)責(zé)任礦物審驗流程鎢的審驗流程》的要求,認(rèn)真履行企業(yè)社會責(zé)任,建立規(guī)范、科學(xué)、有效的申訴機(jī)制,允許任何相關(guān)方(受影響人員或舉報者)說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。本文件詳細(xì)列明如有人對本公司所做決定提起申訴,本公司及申訴人須遵守的程序。
2. 依據(jù):《負(fù)責(zé)任礦物審驗流程鎢的審驗標(biāo)準(zhǔn)》、《負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理體系》、《供應(yīng)鏈政策》。
3.適用范圍:本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負(fù)責(zé)任礦物采購相關(guān)工作的部門及人員。
4.管理機(jī)構(gòu)及職責(zé):公司運(yùn)營部負(fù)責(zé)處理申訴相關(guān)工作。
5.工作流程:
5.1 申訴信息的收集
申訴內(nèi)容:工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負(fù)責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工及出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
5.2 申訴途徑(通過公司官網(wǎng)公示)
5.2.1 電話:0792-7609355
5.2.2 郵箱:fanggang135@126.com
5.2.3 來訪
5.3申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對公司的負(fù)責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈提出申訴時,需包含以下內(nèi)容:
1)申訴方名稱和聯(lián)系信息,并由申訴方的法定代表人簽字(公司鼓勵具名申訴,也可接受匿名申訴);
2)具體說明向何種事項提出申訴及理由;
3)附相關(guān)書面證據(jù);
4)具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題;
5)申訴溝通語言采用中文。
5.4申訴信息的分類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進(jìn)行分類識別,申訴信息分為一般信息,特殊或重要申訴信息、不予受理信息。
5.4.1一般信息:相關(guān)方對公司負(fù)責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。
5.4.2特殊或重要申訴信息:
1)管理不符合RMAP要求的信息;
2)對公司的礦物采購涉及公司識別的高風(fēng)險區(qū)域的信息;
3)對公司的礦物采購不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。
5.4.3不予受理信息:
1)瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或疑似為獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)出的申訴;2)沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的申訴。
5.5申訴的處理
5.5.1申訴處理小組應(yīng)在收到申訴后10個工作日內(nèi)確認(rèn)收到申訴,在基于申訴是否符合相關(guān)要求的基礎(chǔ)上確認(rèn)接受或拒絕申訴。
如果申訴被拒絕,應(yīng)向申訴方提供書面解釋,并記錄在申訴登記表中,無需采取進(jìn)一步行動。
對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內(nèi)對申訴進(jìn)行調(diào)查、審查和裁決。申訴處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下,可能需要額外的時間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施,包括召開一次或多次會議,以做出合理決定。此類措施包括:咨詢專家、請求申訴方或其他人提供更多信息,申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。工作組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書面形式傳達(dá)給申訴方。
申訴決定應(yīng)包含:
申訴決定是如何以及何時做出的任何新的建議及申訴的記錄。
小組應(yīng)將收到的申訴記錄在申訴登記表中,詳見附件《申訴登記表》
5.5.2申訴信息將納入到風(fēng)險評估當(dāng)中。
6.保密條款
申訴和申訴人以及回應(yīng)的保密性應(yīng)按照公司有關(guān)的規(guī)定得到保護(hù)以防止申訴人遭受打擊報復(fù)。除主要負(fù)責(zé)人、公司法律顧問、申訴處理小組外,與公司有關(guān)的任何其他實(shí)體,除最終裁決外,均不得獲得有關(guān)程序的詳細(xì)信息。這特別排除了向公司成員公司提供細(xì)節(jié)。它并不排除申訴人向客戶或其他有關(guān)方面作出披露。
RMI申訴登記表 |
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單位名稱 |
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郵箱地址 |
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姓名 |
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聯(lián)系電話 |
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申訴方式 |
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申訴日期 |
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申訴類型 |
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報告編號 |
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申訴內(nèi)容:
受理人簽字 日期 |
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調(diào)查結(jié)果:
負(fù)責(zé)人簽字 日期 |
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原因及情況分析:
負(fù)責(zé)人簽字 日期 |
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處理結(jié)果以及后續(xù)跟進(jìn)情況
審批人簽字 日期 |